I radiogrammi correttamente eseguiti ed identificati devono essere inviati alla FSA mediante spedizione postale come posta celere o con raccomandata con avviso di ricevimento (AR), o mediante corriere, utilizzando buste semirigide di dimensioni opportune che possono essere richieste anche alla FSA, allegando la documentazione che segue (la spedizione deve essere a cura del veterinario referente e non può essere affidata al proprietario):
- Il modulo verde e/o giallo adeguatamente compilato in ogni sua parte e controfirmato dal proprietario del cane;
- Il pedigree originale, verificando che il proprietario registrato sul pedigree sia il proprietario attuale; qualora fosse stata eseguita una cessione di proprietà non ancora registrata dall'ENCI, il proprietario deve prima provvedere a registrare il passaggio di proprietà presso una delegazione provinciale ENCI e quindi riportare il pedigree per il proseguo della pratica. La pratica NON deve essere inviata alla FSA prima che il pedigree sia stato regolarmente aggiornato.
- Il pagamento delle spese della pratica è di 50 euro IVA inclusa per la lettura standard e di 70 euro IVA inclusa per le procedure urgenti, per la spedizione con raccomandata AR c'è un supplemento di 5 euro; in contanti o tramite assegno intestato ad E.V. SOC. CONS. A.R.L. Tale somma deve essere allegata per ogni pratica inviata, unitamente al modulo fiscale, contenente i dati del proprietario (modulo scaricabile dal sito FSA). Non sono ammessi pagamenti in contrassegno o bonifici.
- Modulo di anestesia/sedazione, scaricabile dal sito FSA, in cui indicare i farmaci e le dosi somministrate per ottenere un adeguato rilassamento muscolare.
Dopo la lettura ufficiale, la pratica con i relativi radiogrammi, viene trattenuta ed archiviata per almeno 10 anni nella sede della FSA.
La FSA non è tenuta ad effettuare copie dei radiogrammi archiviati e pertanto il veterinario referente è invitato a effettuarne una copia prima di inviare gli originali, per sua documentazione o su richiesta del proprietario.